Metode POACE Dalam Organisasi Profesi Pilot

poace

Kegiatan organisasi  dalam pencapaian visi, misi dan tujuan organisasi tidak jarang menemukan kegagalan dalam pencapaiannya. Permasalahan dan kendala yang dihadapi beragam dan sangat dinamis. Bisa saja dari faktor manusia, lingkungan atau variable lain yang sering tidak terduga.

Pada semua organisasi terutama organisasi profesi pilot memerlukan suatu Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), Pengendalian (Controlling) dan Evaluasi (Evaluating) untuk mengelola dan memajukan suatu organisasi sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Dalam konteks organisasi, pendekatan dalam menjalankan organisasi ini disebut POACE. Pendekatan tersebut akan memudahkan dalam proses pelaksanaan tugas dalam organisasi.

  1. Planning (Perencanaan)

Planning (Perencanaan) adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi dan membuat strategi untuk mencapai tujuan serta mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan suatu cara menghampiri masalah dan dalam penghampiran masalah itu maka para perencana berbuat merumuskan apa saja yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan organisasi. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana personel maupun material.

Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut :

  • Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
  • Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.
  • Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan.
  • Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan.
  • Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan.

Strategi Perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dan saling terkait satu sama lain. Proses perencanaan dalam organisasi merupakan aktivitas yang berusaha merumuskan apa saja yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi tercapai. Ada dua tipe perencanaan dasar, yaitu:

  • Perencanaan strategis: proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya untuk mencapai strategi ini.
  • Perencanaan operasional: perencanaan yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Dalam melakukan perencanaan strategis sebaiknya kita melihat kepada Kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats) yang mungkin  terjadi pada suatu organisasi. Metode ini sering disebut dengan SWOT. Sehingga diharapkan dapat meningkatkan kekuatan tersebut, mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat peluang-peluang yang mungkin dicapai dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor luar organisasi.

SWOT merupakan metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mendeterminasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu organisasi. Analisis SWOT merupakan identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Analisis ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal yaitu kekuatan dan kelemahan dan tehadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:

  • Strengths (Kekuatan)
    Merupakan kondisi kekuatan yang ada pada organisasi atau konsep organisasi yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan semua faktor yang terdapat pada tubuh organisasi itu sendiri, seperti :
  • Jumlah dan sebaran populasi yang menjadikan keunggulan dalam hal networking.
  • Kekuatan pengaruh organisasi secara menyeluruh ke hampir semua operator penerbangan dan otoritas untuk berpartisipasi kepada kemajuan dunia penerbangan nasional.
  • Proyeksi kekuatan finansial yang besar dalam menggerakkan kegiatan organisasi.
  • Weakness (Kelemahan)
    Merupakan kondisi kelemahan yang ada pada organisasi atau konsep organisasi yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat pada tubuh organisasi  itu sendiri, seperti :

    • Sangat terbatasnya waktu kerja bagi Badan Pengurus.
    • Kendala Badan Pengurus melakukan kordinasi kerja, baik kedalam maupun keluar organisasi.
    • Rendahnya kepastian keberadaan Badan Pengurus apabila diperlukan dalam masalah yang sifatnya memiliki tingkat urgensi tinggi.
    • Tingkat kehadiran yang tidak akan maksimal pada pertemuan-pertemuan organisasi dikarenakan waktu libur anggota yang mungkin tidak seragam.
    • Sulitnya pengambilan keputusan dalam hal-hal yang membutuhkan persetujuan kolektif dari seluruh anggota Badan Pengurus dan / atau anggota.
  • Opportunities (Peluang)
    Kondisi yang merupakan peluang di luar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi atau konsep organisasi itu sendiri di masa depan. Misalnya seperti : kebijakan pemerintah dan kondisi lingkungan sosial.
  • Threats (Ancaman)
    Kondisi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi  itu sendiri. Misalnya seperti : peraturan atau kebijakan pemerintah dan situasi politik nasional.

Kemudian didalam perencanaan itu sendiri ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan seperti : Spesifik (Specific), Terukur (Measurable), Tercapai (Achievable), Realistis (Realistic) dan Waktu (Time) yang juga disebut faktor SMART .

  • Specific (Spesifik)
    Perencanaan yang dibuat harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan tidak juga terlalu idealis.
  • Measurable (Terukur)
    Dalam pembuatan program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
  • Achievable (Tercapai)
    Hasil akhir dari perencanaan yang dibuat harus dapat dicapai bukan hanya sekedar angan-angan.
  • Realistic (Realistis)
    Perencanaan harus sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit tetapi tetap ada tantangan.
  • Time (Waktu)
    Perencanaan yang dibuat harus mempunyai batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semester, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
  1. Organizing (Pengorganisasian)

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Biasanya dalam organisasi diwujudkan dalam bentuk bagan atau struktur organisasi yang kemudian di pecah menjadi berbagai jabatan.

Dari berbagai jabatan yang terbentuk harus memiliki penjelasan mengenai deskripsi fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.

  1. Actuating (Pelaksanaan)

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.

Pelaksanaan dapat dilakukan setelah sebuah organisasi memiliki perencanaan dan melakukan pengorganisasian dengan memiliki struktur organisasi termasuk tersedianya personil sebagai pelaksana. Pelaksanaan merupakan usaha menggerakkan segenap anggota sedemikain rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi. Pada akhirnya pelaksanaan merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan dengan melalui berbagai pengarahan dan motivasi agar setiap anggota dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Pentingnya pelaksanaan dalam organisasi adalah untuk menekankan penggerakkan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan anggota dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakkan seluruh potensi sumber daya manusia dan materi pada pelaksanaan tugas.

  1. Controlling (Pengendalian)

Agar organisasi berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan  program kerja maka dibutuhkan pengendalian. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit.

Pengendalian bisa saja dilakukan dengan cara melekat, berkelanjutan atau temporer yang disesuaikan dengan kebutuhan aktual dan faktual dari organisasi.

  1. Evaluation (Evaluasi)

Evaluasi adalah suatu proses yang teratur dan sistematis dalam membandingkan hasil yang dicapai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan kemudian di buat kesimpulan dan penyusunan saran pada setiap tahap dari pelaksanaan program.

Tujuan evaluasi adalah untuk meningkatkan mutu program, memberikan penggunaan sumber-sumber yang yang ada dalam kegiatan , memberikan kepuasan dalam pekerjaan dan menelaah setiap hasil yang telah direncanakan. Evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan. Organisasi yang gagal dalam mengidentifikasi kesalahan akan melakukan kesalahan yang sama secara terus menerus dan pada akhirnya tidak akan berkembang sebagai organisasi yang unggul.

Dengan mengaplikasikan metode POACE pada suatu organisasi diharapkan hasil bahwa organisasi tersebut bisa berjalan dengan langkah-langkah yang baik dan benar sehingga organisasi itu bisa berkembang sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan.

“Moving Forward”

Heri Martanto

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s